Colocamos nos holofotes um dos duelos mais discutidos – e temidos – por muitas equipes comerciais que estão em fase de transição e evolução no controle e gestão da área: afinal, planilhas de Excel para vendas ou softwares? Qual a melhor alternativa? A gente responde!
Ahhhh, as planilhas… Quem não ama essas pequenas notáveis. E há ainda os que odeiam mortalmente as sequências intermináveis de linhas e colunas cruzadas em prol de dados e fórmulas confusas e complexas.
O fato é que as planilhas de Excel para vendas são, desde sempre, foco de uma relação de amor e ódio de muitas equipes em qualquer setor comercial. Mas todo mundo acredita que não pode viver sem elas.
Será que essa é mesmo uma verdade? E mais do que isso: será que faz sentido?
Na área comercial parece até bobagem pensar sobre isso quando o fechamento é, quase sempre, realizado através dessa ferramenta. Seja para atualizar as vendas, comissões ou o planejamento de metas do próximo período, as planilhas figuram 99% das vezes como alternativa para análise de desempenho comercial. Mas existem diversos pontos de impacto que podem não ser tão positivos quanto você pensa…
Para desbravar melhor esse universo e mostrar os prós e contras dessa ferramenta, preparamos um post que vai te ajudar a entender melhor como o uso de planilhas de Excel para vendas pode influenciar a gestão da sua área comercial e por que você deveria mudar o quanto antes essa realidade. Se liga nos tópicos!
Acesso às informações na planilha de Excel para vendas
A maior parte das ferramentas que disponibilizam o recurso de planilhas, como Excel ou Google, estão facilmente acessíveis na máquina de qualquer usuário. Logo, basta que seu time comercial tenha acesso a um computador ou smartphone para que possam utilizar uma planilha. É quase uma ação intuitiva, automática.
Isso sem contar ainda a enorme diversidade de templates e modelos disponíveis que facilitam a vida do usuário com a configuração de planilhas para controles específicos de vendas ou índices comerciais, elevando o número de fãs do recurso.
- Vantagem: nada é mais simples do que apenas apertar um botão de abrir o arquivo com as informações que você já tem em mãos, não é mesmo? Além disso, se a internet não funcionar por qualquer razão, a planilha de Excel para vendas continua funcionando de qualquer jeito.
- Desvantagem: se cada membro da equipe tem a sua própria planilha de Excel para vendas, não há nenhuma garantia de centralização dos dados. E mesmo que o time trabalhe com arquivos compartilhados, ainda há um grande risco de inconsistência nas informações caso alguém não utilize o arquivo com base nas melhores práticas. Isso sem falar no caso mais temido de todos: se a sua empresa não tem um backup dos dados e a máquina em que o arquivo principal está “der pau”, aí pode pegar o lencinho pra enxugar as lágrimas. E não podemos esquecer do fator segurança: se o seu notebook ou celular for furtado, como garantir a privacidade dos dados disponíveis em arquivos físicos, já que cadastrar senhas de acesso nesse tipo de arquivo é um hábito pouco comum e raro?
- Alternativa: hoje existem diversas opções de sistemas de gestão comercial online que apoiam o controle de todas as informações de vendas de modo centralizado e seguro através do recurso do armazenamento de dados em nuvem. E se o foco é a facilidade de acesso, basta registrar um link como favorito ou mesmo criar um atalho em sua área de preferência para que o acesso seja feito rapidamente e sem dor de cabeça. Você pode até optar por salvar a senha e entrar automaticamente se preferir (e não precisa se preocupar em caso de furto, pois é só acessar o sistema de outra máquina e desconectar os demais acessos ativos). Sem contar que você acessa de qualquer lugar e a qualquer momento, né.
Integração da equipe
Já conversamos algumas vezes aqui sobre a importância de integrar os times de marketing e vendas para garantir melhores resultados nas metas comerciais, certo? Agora imagine então se nem mesmo a equipe comercial atua de modo unificado, o tamanho do caos!
Quando cada um utiliza uma planilha de Excel para vendas diferente, o risco de que os dados se percam ou sejam alterados erroneamente é gigantesco. Mesmo no caso de planilhas integradas, manter esse mapeamento e consistência pode ser um grande desafio, sem contar ainda no risco do timing quando o arquivo atualizado está com alguém do time que não se encontra disponível e você precisa muito de uma informação redonda.
E não podemos nos esquecer ainda do tempo necessário para fechar relatórios com planilhas quando o departamento de marketing pede o desempenho de uma determinada ação para acompanhar o ROI previsto e realizado da mesma. E aí aquela eterna briga entre departamentos só ganha mais uma faísca ao invés de se dissolver em prol da ajuda mútua…
- Vantagem: Hum… Nós juramos que não foi falta de empenho em pensar, mas não encontramos nenhuma vantagem em utilizar planilhas como ferramenta de integração da equipe.
- Desvantagem: Todas as possíveis. Risco de dados inconsistentes, impossibilidade de mapear logs de acesso e alteração, impossibilidade de configurar níveis de acesso por hierarquia da equipe, demora para compilar e atualizar os dados de todos do time, etc.
- Alternativas: Os softwares de gestão online mais uma vez figuram como alternativa positiva para esse dilema, funcionando direto na fonte do problema que elimina de uma vez por todas a falta de integração. Por natureza, um bom software de gestão comercial traz informações integradas, níveis de acesso por usuário, relatórios automatizados e pré-definidos e acompanhamento dos dados em tempo real. Mais fácil para o comercial manter os dados em ordem, para o marketing acompanhar os resultados (e até mesmo integrar com suas ferramentas de gestão de marketing) e para o gestor, que fica mais feliz ainda por acompanhar tudo isso em tempo real numa única tela com relatórios dinâmicos e sempre em dia.
Customizações
Muito bem, essa é a ala do grande debate… É aqui que os defensores de planilhas se agarram com unhas e dentes para defender a ideia de que a grande vantagem está no fato de ser possível criar qualquer tipo de cenário nas fórmulas distribuídas em colunas e linhas.
E não deixa de ser uma verdade. Algumas vezes sistemas de gestão comercial podem ser padronizados ou ter customizações complicadas.
Mas o grande questionamento está no seguinte ponto: planilhas de Excel para vendas não foram criadas para gestão comercial robusta, e sim para consolidação e cálculo de dados. Já os sistemas de gestão comercial foram desenvolvidos de forma exclusivamente pensada para a área de vendas. E aí temos toda a diferença.
- Vantagem: Com planilhas você pode criar cenários e controles de acordo com a sua preferência. Então existe uma flexibilidade maior do que qualquer outra solução alternativa. No entanto, é preciso tomar cuidado para não transformar as planilhas em pequenos monstrinhos que ficam maiores a cada dia, matando a produtividade e dificultando a análise de dados.
- Desvantagem: Planilhas não foram elaboradas com foco em vendas e sim em cálculos. Ah, mas vendas são cálculos! Sim, também, mas não apenas. Existem diversos cenários importantes e estratégicos que podem ser controlados de forma muito mais simples, prática, eficiente e dinâmica em sistemas preparados para essa finalidade: manter o controle comercial.
- Alternativas: A tecnologia trouxe enormes vantagens de customização aos sistemas de gestão comercial. Seja um simples relatório ou mesmo a dinâmica do processo de vendas, adaptar a rotina da sua empresa à ferramenta não é mais um ato complexo e permite que você ganhe uma margem gigantesca em produtividade e eficiência, direcionando o tempo que era gasto em alimentação e análise de planilhas naquilo que realmente importa: vender!
Relatórios e análises
Aqui temos o lado negro na força das planilhas de Excel para vendas. Se por um lado elas trazem a flexibilidade para analisar qualquer cenário, do jeito que o usuário preferir, por outro pode ser um pesadelo de dias (ou semanas) compilar todas as informações que você precisa para ter um relatório estratégico em mãos.
- Vantagem: é possível criar tabelas dinâmicas e configurar relatórios que podem ser gerados automaticamente, mas tudo começa com um processo manual e depende de alimentação dos dados para funcionar. E os ajustes podem ser complexos, dependendo de cada caso.
- Desvantagem: se você quer agilidade e informação atualizada em tempo real para tomar decisões, pode esquecer. E sabemos o quanto isso pode trazer riscos para qualquer tipo de negócio em um mercado tão dinâmico quanto o que vivenciamos hoje, não é mesmo?
- Alternativas: investir em um software de gestão comercial é o caminho mais assertivo para quem busca agilidade e assertividade. Mas é preciso analisar as soluções disponíveis no mercado para entender qual delas permite que sua gestão comercial seja o mais ativa possível. Com o Followize, por exemplo, um sistema de gestão de leads que atende o processo comercial completo, da entrada do lead ao fechamento, você consegue acompanhar relatórios de desempenho sempre atualizados, em tempo real, vendo de perto como está a atuação de cada membro da sua equipe, metas de vendas, resultados e informações essenciais para que possa planejar seus próximos passos ou mesmo direcionar rotas.
Tarefas e Produtividade
Bom, até aqui vimos todos os pontos relativos ao controle comercial em termos de dados e informações. Mas e quando o assunto é a gestão das tarefas da equipe e a produtividade do time? Hora de colocar em xeque as planilhas como ferramentas de vendas!
- Vantagens: Não existe. Planilhas não foram criadas para controle de tarefas. O único ponto positivo é que você pode controlar o cenário no formato que preferir, mas pode ser esquecer qualquer tipo de atualização constante e risque a palavra produtividade do seu dia a dia, pois o tempo necessário para alimentar e atualizar os dados vai consumir sua equipe – se ela não desistir antes disso e você perder totalmente o controle (e as vendas) por conta disso.
- Desvantagens: Sem controle exato das tarefas de cada um, o timing da venda se perde. E se o vendedor não faz follow up no momento certo, é a venda que se perde e seus índices vão lá pro abismo.
- Alternativas: Uma das possibilidades para otimizar o controle de tarefas do seu time de vendas é utilizar um gerenciador de tarefas, ferramentas feitas exclusivamente para esse foco. O problema é que se você utiliza um software (ou planilha de Excel para vendas) e tiver que alimentar dois pontos diferentes, sendo que tempo é algo essencial no time de vendas, é certo que o seu time não vai conseguir focar em duas coisas e você terá duas ferramentas paralelas rodando sem a devida alimentação de dados. Buscar um sistema de gestão de vendas que permita controlar também as tarefas da equipe comercial é a alternativa perfeita para eliminar este problema e ainda elevar a qualidade das informações de vendas e a produtividade do seu time.
