Muito mais do que apenas definir os KPIs certos, os relatórios de vendas ajudam seu time comercial a conquistar melhores resultados. Portanto, é essencial saber como criá-los.
Ainda há quem acredite que um relatório de vendas nada mais é do que uma oportunidade de apenas mostrar o bom desempenho (ou o mal desempenho alheio) para a diretoria. Ou ainda quem acredite que é só uma tarefa que toma muito tempo e gera pouco resultado.
Mas nem é preciso dizer o quanto esses pensamentos são retrógrados, não é mesmo?
Monitorar seu desempenho é o primeiro passo para valorizar seus investimentos, aumentar suas conversões e transformar a internet em uma máquina de vendas para o seu negócio.
Um bom relatório de venda não apenas te ajuda a manter a saúde da área comercial em dia como ainda dá suporte para que você crie estratégias mais assertivas e que gerem um desempenho acima da média para os resultados da área.
No entanto, para que o seu relatório de vendas desempenhe essa função tão fundamental, é preciso ter alguns cuidados básicos e não apenas banalizar essa atividade como se fosse mais uma tarefa entre tantas. E é sobre isso que vamos falar hoje. Se liga no post!
1. Defina os KPIs mais importantes para o seu negócio
O primeiro passo para construir um relatório de vendas incrível é definir quais informações farão parte dele. Ou seja, quais KPIs (Key Performance Indicator) te ajudarão a controlar o desempenho da equipe e das vendas dentro de sua empresa.
Entender quem é o seu cliente, como ele chegou até sua empresa, por que fechou negócio com ela ou por que não fechou negócio, valor de ticket médio, número de fechamentos por recurso, ticket por recurso, taxa de conversão, churn rate, CAC (custo de aquisição de cliente) e tantas outras informações estratégicas podem ser o baú de tesouros que sua empresa precisa para definir os rumos de uma nova campanha, por exemplo.
Basear suas ações no que realmente funciona para o seu negócio gera uma lucratividade muito maior, pois você eleva o retorno com um investimento direcionado e com maiores chances de sucesso.
Se você ainda não definiu os KPIs que a sua empresa precisa controlar, recomendamos a leitura deste artigo:
2. Criar uma sistemática de centralização dos dados e elimine controles paralelos
Esqueça, de uma vez por todas, as milhares de planilhas que controlam dados isolados e transformam a sua rotina de fechamento em um verdadeiro inferno. Isso não apenas gera retrabalho e inconsistência nas informações, mas ainda causa uma lentidão sem fim para análises rápidas em seu histórico de vendas.
Se você quer ter um relatório realmente eficiente, dinâmico e confiável, é essencial centralizar as informações em um único lugar. A boa notícia é que hoje não faltam opções tecnológicas para apoiar essa prática. Um sistema de gestão de leads, por exemplo, te ajuda a centralizar todas as informações sobre o seu processo comercial e status de cada lead, desde sua entrada no funil de vendas até o momento do fechamento.
Com toda equipe atuando em uma única plataforma, a produtividade aumenta e cada recurso conta com informações valiosas para não perder nenhuma oportunidade durante a negociação. Além disso, você, como gestor, consegue acompanhar em tempo real tudo que está acontecendo no departamento. E o risco de perder informações ou gerar duplicidades é totalmente eliminado da rotina de vendas.
3. Estabeleça uma frequência de análise
Criar uma frequência de análise do seu relatório de vendas ajuda a ter uma análise mais apurada dos seus resultados. Observar, por exemplo, a comparação semanal dos dados te ajuda a corrigir rotas o mais rápido possível para que seja possível bater a meta do mês sem surpresas desagradáveis no momento do fechamento.
Além disso, você também pode ter acompanhamentos globais com prazos maiores, como a análise trimestral, que te ajuda a entender se o time está no caminho certo para alcançar os objetivos da empresa para o ano corrente.
E todos esses dados criam ainda um banco de informações essencial para a elaboração do planejamento anual dos próximos períodos. Mas é muito importante ter clareza sobre a frequência de análise e tornar essa prática uma rotina religiosa para não correr riscos e nem perder o controle da sua boa gestão.
4. Eleja um responsável pelo acompanhamento
Parece lindo dizer que todo mundo é responsável pelos cuidados com um relatório de vendas. Mas a verdade é que isso não funciona!
Qualquer atividade precisa de um patrocinador para não ficar perdida no meio de uma montanha de prioridades, sobretudo quando se trata da rotina comercial. E com o relatório de vendas não é diferente. Essa criança precisa de um pai!
Eleja um responsável pelo fechamento dentro dos períodos traçados e análise frequente dos dados para acompanhar de perto o relatório de vendas. Esse patrocinador é que poderá acionar o time quando um dado gerar qualquer tipo de alerta, positivo ou negativo. E pode ainda reportar periodicamente para toda a equipe a síntese gerada por meio dos relatórios de vendas.
Mas ter lindos dashboard apenas gerando dados que ninguém está olhando não passa de um desperdício de informações valiosas. Lembre-se disso!
5. Disciplina é fundamental
Não se iluda. Automatizar o processo de construção e análise de um relatório de vendas não te torna menos responsável por ele. Ao contrário, faz com que você possa se concentrar em tudo aquilo que geralmente impede o seu relatório de funcionar.
Vendedores que não preenchem o histórico de acompanhamento das negociações, leads abandonados, atendimento fora do prazo. Tudo isso pode ser resolvido simplesmente através do acompanhamento de um relatório de vendas bem elaborado.
Mas a sua disciplina em criar o relatório com os dados necessários e fazer seu acompanhamento diário é que tornam esse marco um sucesso em seu negócio.
Relatórios de vendas: que tal começar agora?
Viu só quantas oportunidades de crescimento sua empresa pode ter com algumas boas práticas aplicadas de forma simples ao relatório de vendas? Então se você ainda não começou a aplicar essa realidade em seu time, está na hora!
Veja como o Followize pode ajudar sua empresa a monitorar os dados fundamentais para o sucesso de vendas no seu negócio:
