Conheça 7 motivos para não fazer a gestão de clientes no Excel e, assim, evitar que o desempenho das vendas seja comprometido.
Muitas empresas, principalmente as menores, ainda apostam na gestão de clientes no Excel para organizar sua rotina comercial. E isso é um grande erro, principalmente pelos riscos que essa organização corre, mas também pelas oportunidades que deixa de aproveitar com sistemas especializados.
Temos que concordar que o Excel é uma excelente ferramenta para dados que precisam ser planilhados. Fazer fórmulas, gerar gráficos e realizar tarefas específicas são necessidades reais da rotina de trabalho. No entanto, quando o assunto é o gerenciamento de leads, existem muitas ferramentas melhores para esse objetivo.
Por isso, separamos 7 motivos para evitar manter sua gestão de clientes no Excel. Conheça, logo abaixo, os principais problemas que o software pode causar na sua rotina comercial. Boa leitura!
1. Difícil de ser acessada por muitos usuários
Ficar compartilhando arquivos por e-mail, ou apostar em soluções como o Dropbox, para disponibilizar o arquivo aos colaboradores são erros graves no gerenciamento de contatos em uma empresa.
Essas soluções até podem funcionar, mas tendem a causar mais transtornos do que benefícios no dia a dia.
O risco de perder o arquivo ou receber uma versão desatualizada pode causar muitos prejuízos para sua empresa. Ainda, há a dificuldade do múltiplo acesso para o mesmo arquivo, o que inviabiliza essa estratégia.
Portanto, não vale a pena desperdiçar recursos com a gestão de clientes no Excel. Mesmo que a companhia esteja em fase inicial, é possível apostar em soluções melhores e especializadas para essa tarefa.
2. Dificuldade no controle de follow-up
Quais são as empresas que receberão um follow-up hoje ou na semana que vem? Você consegue recuperar e acompanhar essas informações facilmente?
Se você torceu o nariz para essas duas questões simples, possivelmente temos um problema para ser resolvido. E isso já é totalmente esperado, pois a gestão de clientes no Excel dificulta o controle de follow-up dos leads, o que pode causar a queda nos resultados da sua empresa.
O processo de follow-up é uma ferramenta importante no processo de vendas. Se bem realizado, ele permite aumentar os índices de conversão consideravelmente. Portanto, colocar obstáculos nessa tarefa é um grande erro para qualquer equipe.
Leia também: Como fazer e-mail de follow-up: 7 dicas para aplicar
3. Dificuldade na gestão de leads (principalmente se forem muitos)
Como está a gestão de leads da sua empresa? Além de conhecer o andamento de cada negociação, também é preciso ter uma organização de dados apurada e totalmente atualizada sobre os clientes.
E é aí que, novamente, a gestão de clientes no Excel falha. Como o software não foi construído com esse objetivo, fazer a gestão de leads por ele é uma missão praticamente impossível — principalmente se o volume de contatos para administrar for alto.
Sendo assim, pare imediatamente de tentar administrar seus clientes pelo Excel. Aposte em ferramentas especializadas para evitar erros na sua empresa.
4. Risco de perder informações
Como mencionamos anteriormente, confiar que um arquivo de Excel seja a fonte dos dados sobre seus clientes é um erro grave. Nesse sentido, a chance de perder informações, seja pela perda do arquivo ou falta de atualização, é bem alta.
E mesmo que você faça backups regulares dos arquivos, ou que seu processo de controle de versões — em teoria — seja muito bom, não faz sentido colocar informações tão importantes sob risco, independentemente do motivo apresentado.
Ter a base de contatos atualizada é essencial para todas as áreas de uma empresa. Então, cuide bem desse recurso que pode, diretamente, afetar negativamente os resultados do negócio, quando mal administrado, claro.
5. Perda de tempo e retrabalho
Onde está o arquivo atualizado de clientes? Esse arquivo está realmente atualizado ou alguém esqueceu de preencher uma informação importante?
Essas são duas perguntas recorrentes para empresas que ainda apostam na gestão de clientes pelo Excel. E ambas vão levar para duas consequências graves: a perda de tempo e aumento de retrabalho em algum ponto da rotina empresarial.
Portanto, se a sua empresa almeja qualquer tipo de competitividade, cada minuto de trabalho dos colaboradores precisa ser bem utilizado. Assim, perder tempo procurando arquivos ou retrabalhando informações são ações que vão na contramão da evolução empresarial.
6. Falta de integrações com outros sistemas
Mais um ponto negativo para empresas que apostam sua gestão de clientes no Excel é a falta de integrações do software — situação que faz uma grande falta para equipes de alto desempenho.
Poder conectar as principais ferramentas do mercado, sejam sistemas de análise de dados, relatórios, mídia programática, entre outros, traz uma vantagem imensa para empresas que desejam gerenciar seus clientes de forma profissional ou automatizar tarefas.
Desse modo, você até pode conseguir gerenciar sua pequena carteira de clientes no Excel, mas todos os benefícios que está deixando de obter com integrações em outros sistemas está, literalmente, fazendo com que sua empresa fique parada no tempo.
7. Dificuldade em montar relatórios
Por último, como grande dificuldade de organizações que apostam na gestão de clientes no Excel, temos a complexidade para montar relatórios gerenciais — e que fazem muita falta no dia a dia de um gestor comprometido com os resultados empresariais.
Como falamos ao longo do conteúdo, o Excel é uma excelente ferramenta. No entanto, ela não foi concebida para esse tipo de tarefa. Então, montar um simples relatório pode ser uma dor de cabeça bem grande — e, em alguns casos, até uma missão impossível.
E qual é a solução? Delegar tarefas para os sistemas especializados, pois eles já são planejados para resolver as dores dos profissionais — e não criar mais problemas para a rotina da sua empresa.
Gestão de clientes no Excel: é hora de evoluir!
Agora que você conheceu os 7 principais motivos para deixar o Excel de lado, quando o assunto é gestão de clientes, é hora de olhar para um sistema especializado nessa missão e que vai causar uma verdadeira revolução na sua empresa.
O Followize é o software ideal para empresas que precisam se organizar nesse sentido, pois conta com uma série de características eficazes para resolver problemas. Gestão de leads, definição de tarefas, agenda, relatório, integrações, entre outras funcionalidades, vão te ajudar a gerenciar contatos com agilidade e simplicidade.
Assista o vídeo abaixo e conheça mais sobre o sistema:
E se você ficou interessado na solução, solicite um contato personalizado dos nossos especialistas para tirar dúvidas e entender como ela pode te ajudar. Até a próxima!
