Dicas e tendências na gestão de leads e vendas

Planilha de vendas no Excel: por que esta não é a melhor opção?

Contar com uma planilha de vendas no Excel já foi a única opção para o time comercial controlar o fluxo de rotina e atendimento dos clientes, mas esta preferência ficou para trás.

É impossível otimizar as atividades do departamento com dados pouco confiáveis, contatos desatualizados, sem qualquer integração com plataformas e relatórios parciais.

Chegou o momento dos vendedores que estão presos às planilhas de Excel conhecerem o sistema de gestão comercial online para abrir um mundo de possibilidades.

As planilhas não estão ON

Embora seja possível compartilhar e editar planilhas online através do uso do Microsoft Excel ou Google Sheets, um dos maiores problemas encontrados é quando o usuário faz o download de uma versão em seu desktop, notebook ou mesmo smartphone. Neste arquivo, faz as modificações que julgar convenientes para atualizar os dados de seus clientes e aí começa o problema que causa calafrios (só quem viveu, sabe!).

Se ele fizer o upload do arquivo e depois compartilhar, toda a equipe terá que trabalhar em cima deste documento. Imagine que cada membro do time tenha a mesma ideia… Organizar todos os arquivos, consolidar e gerar um relatório será um desafio. Além disso, o gestor e outros usuários só poderão ter acesso aos dados quando tudo estiver finalizado, o que limita a capacidade de tomar decisões assertivas em uma negociação com urgência, pois é necessário esperar que cada um faça sua parte. Algumas oportunidades não esperam e cada minuto é valioso.

Ok, então basta trabalhar em uma única planilha compartilhada, certo? Na verdade, não. O motivo você descobre a seguir. 

Definitivamente as planilhas não são a melhor forma de gerenciar as informações dos clientes da sua empresa, porque os dados inseridos manualmente são passíveis de erros. Se você gasta um tempão ao colocar as informações em aba por aba, calcule quanto tempo pode perder ao corrigir as falhas. As melhores decisões são baseadas em dados, mas eles precisam estar corretos.

Por dentro da lei

Perder dados pela exclusão de uma coluna de informações ou mesmo deletar uma planilha inteira é um pesadelo. O trabalho de anos em uma empresa pode desaparecer. E se o equipamento em que a planilha estiver salva “der pau” e não tiver em backup? 

Agora imagine o roubo de um documento tão completo como uma planilha de vendas, com dados de clientes e muitas informações sensíveis. Infelizmente,  muitos gestores ainda não se conscientizaram da importância de preservar um arquivo como este.

Agora com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) essa questão é determinante para a consolidação ou para o fracasso de uma empresa, pois a reputação e as finanças podem ser prejudicadas. As multas já estão passíveis de aplicação, mas outras sanções também afetam os negócios. Contar com um CRM é dispor de segurança embarcada neste quesito.

Com as mudanças cada vez mais frequentes e dinâmicas, sua equipe de vendas não pode ficar para trás perante a concorrência e manter todos os dados em planilhas do Excel representa uma estagnação. Imagine quantas oportunidades o departamento comercial não perde pela falta de automação.

Substitua planilhas comerciais por um CRM

Um CRM centraliza o cadastro de informações e permite que todos os integrantes do time comercial estejam integrados. O fluxo automatizado, seja para a primeira abordagem ou para nutrição, é uma estratégia diferenciada mesmo em pequenas empresas. Já pensou sobre isso?

Chega de retrabalho preenchendo planilhas de acordo com cada etapa do funil de vendas para cada nova mensagem no WhatsApp, e-mail, landing page ou outra forma de contato. Receber uma notificação de alerta quando chegar o momento de verificar se o orçamento foi aceito ou cobrar o retorno de uma proposta não é um sonho, pois o CRM faz isso por você.

O follow-up não tem segredo, é só correr para o sucesso, ou melhor, para a conversão. O relacionamento entre equipe de vendas e cliente fica ainda melhor, concorda? 

Falando em relacionamento entre a equipe, vamos abordar outro ponto que precisa  ser destacado. Como um gestor direciona as demandas dos leads aos vendedores em uma planilha? A falta de transparência em processos sugere que os caminhos não são os mesmos para todos, ou seja, gera desconforto.

Um funil de vendas cadastrado no CRM deve contemplar o fluxo desde o momento de prospecção, cadastro do lead até o momento em que o contrato é assinado e estar disponível com clareza a todos os envolvidos, trazendo mais segurança.

Controle todas as etapas da venda

E facilite a visão do gestor sobre a performance de cada vendedor para que todos caminham na mesma direção. Em uma planilha fica bem difícil imaginar esta possibilidade. 

É importante enxergar que o CRM não é apenas um software que será usado para o controle de clientes, mas que nele os dados serão transformados em informações valiosas à equipe de vendas. Colocar informações do histórico de compra, perfil de comportamento, preferências dos clientes e outros dados em uma planilha. Haja linha, coluna, filtros e fórmulas mirabolantes que não se integram a qualquer outro sistema!

Em um CRM tudo fica organizado, basta cadastrar as visitas, ligações, e-mails e outras interações. O histórico está disponível a um clique e encantar o cliente fica muito mais fácil. Surpreenda ao atender as necessidades que os clientes ainda nem sabem que têm!

Mas não é “só isso”. Outras métricas também fazem os olhos dos gestores e CEOs brilharem, como o tempo médio gasto por vendedores nas atividades, o que influencia na otimização de ações pontuais direcionadas pelos superiores.

O relatório de performance gerado de forma simples pelo sistema, mensura taxas de conversão na pré-venda, volume de reuniões realizadas, o desempenho individual, entre outros índices.

Quando abandonar a planilha de vendas?

Abandonar a planilha de vendas no Excel e optar por um sistema de gestão de leads é uma escolha certeira quando: 

  • Existe mais de um vendedor, seja presencial ou externo.
  • Dificuldade de acesso remoto às planilhas, pois elas estão apenas em servidor local.
  • Impossibilidade de mensurar os dados ou localizar informações para tomar decisões ágeis.
  • Não identifica gargalos sobre perdas de clientes.
  • Assume que muitas informações passam despercebidas. 
  • Quer se destacar perante a concorrência. 

Se sua empresa fracassou ao adotar um sistema de gestão de leads, calma, ainda tem salvação. A Followize quer reverter essa má impressão obtida com um concorrente e mostrar como um CRM faz a diferença nos negócios. Temos cases de sucesso que vão falar por si só em segmentos diversos sobre a experiência. Vem!

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